Tant la prise en charge directe que indirecte des frais de participation des professionnels du secteur de la santé est soumise à la procédure de visa préalable.

Il existe deux sortes de sponsoring:

Le sponsoring/l’invitation de participants à une manifestation scientifique (V1)

Il s’agit de la situation où une entreprise invite des professionnels du secteur de la santé et/ou prend à sa charge les frais de professionnels du secteur de la santé leur permettant de participer à une manifestation scientifique (inscription, nuitées, transport et/ou repas).

Cette prise en charge peut avoir lieu de manière DIRECTE ou INDIRECTE:

• si l’entreprise invite directement ou prend directement en charge les frais, c’est l’entreprise qui introduit la demande de visa pour les participants qu’elle sponsorise.
• si l’entreprise sponsorise les participants par l’intermédiaire d’une organisation de la santé (hôpital, association scientifique, etc.), la demande de visa est introduite soit par l’entreprise, soit conjointement par l’entreprise et l’organisation de la santé.

Dans tous les cas, le numéro de visa obtenu doit ensuite être mentionné dans toute correspondance échangée avec lesdits participants, afin de leur permettre de vérifier l’existence du visa.
Ceci est primordial puisqu’ils sont pénalement co-responsables avec l’entreprise du respect de la procédure de visa.

Voyez aussi notre brochure d’information concernant le sponsoring indirect et notre Mode d’emploi relatif à l’introduction conjointe d’une demande de visa.

Le sponsoring de l’organisateur d’une manifestation scientifique (V2)

Il s’agit de la situation où une ou plusieurs entreprises sponsorisent l’organisateur d’une manifestation scientifique par exemple en prenant à leur charge les frais de brochures, badges et autres.

Dans cette situation, il appartient à l’organisateur scientifique de la manifestation d’introduire la demande de visa, en y reprenant l’ensemble des sponsors de sa manifestation. Le numéro de visa obtenu doit ensuite être mentionné dans toute correspondance échangée avec les entreprises sponsors afin de les informer du fait que le projet de sponsoring est conforme aux dispositions légales et déontologiques. Le visa doit en effet être obtenu avant le versement des fonds à l’organisateur. Les sponsors sont solidairement responsables avec l’organisateur du respect de l’obligation de visa.

L’entreprise qui invite en parallèle certains participants doit introduire une demande de visa séparée de la demande de visa groupée introduite pour le sponsoring de l’organisateur.