10.1.a. Aperçu général

Les déplacements en train ont lieu au choix en classe économique ou en classe affaire (première ou seconde classe).

Les déplacements en avion ont lieu en classe économique standard. La classe affaire est uniquement autorisée si (conditions cumulatives):

  • le professionnel de la santé invité/sponsorisé participe à la manifestation scientifique en qualité de consultant,
  • et le vol aller et/ou retour dure a) plus de 6 heures consécutives ou b) plus 6 heures non consécutives, à cause d’une étape, mais hors temps d’attente dans l’aéroport de l’étape (le consultant est en d’autres termes plus de 6 heures dans les airs).

Concernant le sponsoring de frais de transports, une différence est instaurée entre les professionnels de la santé ayant la qualité de participants et ceux ayant la qualité de consultants. Il convient de comprendre ces termes comme suit:

  • Participants: professionnel de la santé prenant part à une manifestation scientifique à des fins apprenantes
  • Consultants: Professionnel de santé qui, dans le cadre d’un congrès scientifique, réalise des prestations scientifiques pour le compte de l’organisateur du congrès ou pour le compte d’une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux. La plupart du temps (mais pas toujours), il perçoit des honoraires en contrepartie. Exemples : conférencier, réunion d’experts, participation à une réunion d’investigateurs, etc. Ne constitue pas une participation en tant que consultant : présenter un poster, donner un feedback après un congrès, etc. La qualité de consultant doit clairement ressortir du dossier (ex.: nom mentionné dans le programme, description de la mission dans la demande).

Remarque générale : seuls les déplacements raisonnables peuvent être offerts. S’il existe une alternative raisonnable nettement moins coûteuse, la participation financière de l’entreprise doit être limitée à cette alternative raisonnable, sauf en cas de justification fondée et légitime.

Voici un résumé  :

10.1.b. Puis-je offrir des billets d’avion flexibles ?

Oui, si deux conditions cumulatives sont remplies :

  1. Une justification motivée (par exemple, le caractère flexible est nécessaire pour pouvoir emporter des bagages, pour pouvoir annuler et récupérer les coûts, pour pouvoir raccourcir le séjour si le congrès s’arrête plus tôt, parce qu’il n’y a pas d’autres options, parce qu’il est inclus par défaut dans la classe choisie, …), et
  2. Une déclaration sur l’honneur montrant que la flexibilité ne sera pas utilisée pour prolonger le séjour (départ plus tôt ou retour plus tard).

Ces deux conditions (motivation et déclaration) doivent être mentionnées dans la demande de visa elle-même. Voici pour un exemple : « Nous avons opté pour un caractère flexible afin de récupérer nos frais en cas d’annulation, mais nous déclarons sur l’honneur que le caractère flexible ne sera pas utilisé pour prolonger le séjour. »

10.1.c. Que dois-je prouver lors du remboursement des frais de taxi ?

Les frais de taxi doivent être une estimation exacte du prix réel. Lorsque les frais de taxi sont inclus dans la demande de visa, une explication supplémentaire doit être fournie. Voici quelques exemples:

  • En cas de plusieurs participants/consultants : le taxi sera-t-il partagé ?
  • Distances ?
  • Un taxi ordinaire ? Chauffeur privé ? Limo ?
  • Ajouter un devis d’une agence.
  • Ajouter une simulation (voir par exemple https://www.taxifarefinder.com/).

Il prend à sa charge le surcoût par rapport à un ticket en classe économique (standard). Cela doit être clairement indiqué dans la demande de visa et être accompagné des pièces justificatives. Il en va de même pour un participant souhaitant voyager en classe affaires ou en classe économique premium/plus.

Si un vol est sponsorisé, une pièce justificative 1) du coût, 2) de la classe et 3) des jours et heures du vol choisi doit être jointe à la demande de visa.

Cette pièce justificative doit être:

  • Soit un prinstcreen provenant d’internet. Sur ce document doivent clairement figurer le coût du ticket d’avion, sa classe (la simple mention d’une lettre (« E » ou « Y ») ne suffit pas) (et si possible le caractère flexible ou non du ticket), ainsi que les jours et heures d’arrivée et de départ. Ces données ne peuvent pas être communiquées via un email de l’agence de voyage, ni via une facture. Une copie d’une réservation définitive n’est pas nécessaire puisque les tickets ne sont réservés qu’une fois le visa de Mdeon reçu.
  • Soit une déclaration sur l’honneur complétée par une agence de voyage selon le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur-ticket d’avion. Après avoir complété la déclaration, l’agence de voyage doit y apposer une signature manuscrite ainsi que son cachet (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’agence), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer à l’entreprise par email. Précisons que cette déclaration sur l’honneur ne s’applique donc qu’aux tickets d’avion réservés par agence de voyage ; si l’entreprise réserve un ticket elle-même, il convient de travailler avec un printscreen.

Attention:

  • le coût du vol mentionné dans le demande de visa (rubrique B.4) doit être identique à celui mentionné sur la pièce justificative et le cas échéant converti en euro;
  • en cas d’utilisation d’un printscreen, tous les éléments susmentionnés doivent y figurer. Il n’est pas possible de travailler avec un autre document en combinaison ;
  • un vol sponsorisé doit toujours partir de la Belgique et revenir vers la Belgique. Seule exception: si le professionnel de la santé est ou doit aller ailleurs pour des raisons professionnelles (par exemple la participation à un autre congrès), ce qui doit alors être motivé et justifié dans la demande de visa. Si par contre le départ depuis ou l’arrivée à l’étranger a lieu pour des raisons privées, le vol pourra seulement être sponsorisé si le ticket n’est pas plus cher (à moins que le professionnel de la santé sponsorisé ne paie le surcoût lui-même).