Les frais d’inscription, de transport, de repas et/ou de logement qui sont strictement limités à la durée officielle de la manifestation. Les frais de transfert locaux entre l’aéroport/gare et l’hôtel/restaurant peuvent également être pris en charge par l’entreprise, si ils sont raisonnables et motivés (par exemple taxi, distance, taxi partagé, etc.).
Les frais suivants restent par contre à charge des professionnels du secteur de la santé invités ou sponsorisés: frais de bar à l’hôtel, frais de parking (sauf pour les consultants), coût du passeport ou visa pour entrer en territoire étranger (sauf si limités à la durée de la manifestation scientifique), frais d’essence ou de taxi pour les déplacements entre le domicile et l’aéroport ou la gare avant le départ à l’étranger (sauf pour les consultants), snack/lunch/souper à l’aéroport ou pendant les trajets en voiture ou train, etc. Ces frais revêtent en effet un caractère personnel.
En tous les cas, l’hospitalité doit être raisonnable et rester accessoire par rapport à l’objectif scientifique de la manifestation.