Il faut toujours compter à reculons en partant du premier jour officiel d’activités scientifiques, même si les participants ne participent pas à ce jour-là.
Voir également l’outil « Calcul du 15ème jour ouvrable » disponible sur la page d’accueil de Mdeon, à droite dans le cadre gris.
Un délai d’introduction réduit de 6 jours ouvrables s’applique dans les quatre cas suivants :
- lorsque la manifestation réunit SUR PLACE au maximum 15 participants et orateurs, toutes nationalités confondues. Attention, il doit s’agir du nombre TOTAL de personnes concernées par la manifestation (participants, orateurs, représentants de l’entreprise, belges et étrangers, toutes sessions confondues, etc.). C’est parce que la manifestation ne concerne que 15 personnes au maximum que le délai d’introduction général de 15 jours ouvrables n’est pas applicable. En effet, la date de la manifestation peut être déterminée beaucoup plus rapidement que lorsqu’un évènement concerne un nombre plus important de personnes
- lors de la réintroduction d’une demande de visa suite à une modification substantielle (après avoir reçu un visa)
- lors de la réintroduction d’une demande de visa suite à une décision de refus. Attention, ceci n’est valable que lorsque le dossier refusé a été introduit dans les temps. Il va de soi que si un dossier est refusé parce qu’il n’a pas été introduit en respectant le délai général de minimum 15 jours ouvrables, le demandeur ne peut pas bénéficier du délai réduit à 6 jours ouvrables.
- lorsque la demande de visa concerne un professionnel de la santé qui participe à la manifestation scientifique concernée en sa qualité (prouvée) de consultant.
Un délai d’introduction réduit de 2 jours ouvrables s’applique dans le cas d’urgence.
Si vous n’avez pas pu introduire une demande de visa (V1 ou V2) à temps, vous pouvez encore introduire une demande en urgence. Cette procédure d’urgence signifie que vous pouvez introduire une demande de visa (V1 ou V2) avec un délai réduit à minimum 2 jours ouvrables précédant le jour du début de la manifestation scientifique, pour autant que la demande soit introduite avant 12h00 du deuxième jour ouvrable précédant le jour du début de la manifestation scientifique. Ensuite vous serez informé de la décision au plus tard le dernier jour ouvrable (minuit) précédant le jour du début de la manifestation scientifique. Une motivation expliquant pourquoi vous invoquez la procédure d’urgence ne doit pas être fournie.
Par exemple: si la manifestation scientifique commence le jeudi 17 décembre, la demande de visa doit être introduite avant 12h00 le mardi 15 décembre. La décision du Bureau des visas vous sera ensuite transmise au plus tard le mercredi 16 décembre à minuit (à savoir au plus tard le dernier jour ouvrable précédant le début de la manifestation scientifique).
Frais de déplacement : si un vol est sponsorisé (aller et/ou retour), la pièce justificative dont question à la FAQ 10.3 doit toujours être jointe.
Frais d’inscription : si une entreprise sponsorise la participation à une manifestation scientifique organisée par des professionnels de la santé, la pièce justificative dont question à la FAQ 9.4 doit toujours être jointe, indépendamment du fait que l’inscription soit ou non sponsorisée et indépendamment du fait qu’une inscription soit ou non demandée.
Si une entreprise sponsorise la participation de professionnels du secteur de la santé à une manifestation scientifique non pas de manière directe mais via une organisation du secteur de la santé (hôpital, association scientifique), il est question de sponsoring indirect de la manifestation scientifique. Dans ce cas, c’est l’organisation du secteur de la santé qui détermine quels professionnels bénéficieront du sponsoring.
S’il s’agit du sponsoring de la participation à une manifestation de plusieurs jours (voir FAQ 3), ce sponsoring indirect est soumis à l’obligation de visa: voir notre brochure à cet égard.
Dans ce cas, qui introduit la demande de visa: l’entreprise ou l’organisation du secteur de la santé? Vous avez le choix:
- l’entreprise peut (continuer à) introduire la demande de visa elle-même puisqu’il ne faut pas renseigner le nom des professionnels de la santé invités dans la demande de visa. L’organisation du secteur de la santé devra par contre fournir à l’entreprise les renseignements nécessaires à l’introduction du dossier.
- ou alors la demande de visa est introduite conjointement par l’organisation du secteur de la santé et l’entreprise: l’organisation du secteur de la santé prépare la demande de visa, y joint les annexes nécessaires puis l’envoie à l’entreprise qui la vérifie, la paie et l’introduit. Pour savoir comment introduire une demande de visa conjointement, consulter notre mode d’emploi.
Si vous avez obtenu un visa et que votre projet de sponsoring subit une modification substantielle entre le moment auquel la demande originale a été présentée et celui de l’organisation de la manifestation scientifique, il est alors nécessaire de soumettre une nouvelle demande de visa (art. 22.1 du Code de déontologie).
Dans cette situation, la nouvelle demande peut être introduite au plus tard le sixième ou deuxième jour ouvrable précédant le jour du début de la manifestation scientifique (art. 17.4 et 17.5 du Code de déontologie).
De manière générale, est considérée comme substantielle toute modification dont on peut raisonnablement estimer qu’elle doit être prise en considération par le Bureau des visas pour pouvoir prendre une décision en pleine connaissance de cause (art. 22.2 du Code de déontologie).
En voici quelques exemples, non exhaustifs:
V1 – Sponsoring de participants
- Le nombre de participants sponsorisés
- augmente de plus de 3 personnes (situation où vous avez obtenu un visa pour minimum 4 personnes) et le sponsoring offert est identique
- double ou plus (situation où vous avez obtenu un visa pour 1 à 3 personnes) et le sponsoring offert est identique
- augmente (indépendamment du nombre) et le sponsoring offert diffère pour le ou les participants ajoutés
- Le sponsoring est étendu à d’autres postes de frais que ceux mentionnés dans la demande de visa originale (ajout des frais de transport, des nuitées, etc.)
- Les heures d’arrivée ou de départ sont modifiées de manière importante (à voir au cas par cas) alors que l’entreprise sponsorise les frais de transport et ce, même si cette différence d’horaires n’a pas d’impact sur le coût du transport
- Le programme scientifique est modifié
- L’entreprise sponsorise une ou plusieurs nuitée(s) en plus
- Le lieu de la manifestation change
- Les dates de la manifestation sont modifiées et cette modification a un impact sur le sponsoring
- En cas de demande de visa collectif concernant plusieurs manifestations identiques, l’augmentation du nombre de fois que la manifestation aura lieu
- Qu’en est-il des transports ?
- Transferts locaux : l’ajout d’un transfert supplémentaire (par exemple, taxi, parking, bus, métro) ou d’un transfert plus coûteux constitue une modification substantielle ;
- Transport principal (avion, train) :
- Si le prix augmente entre l’introduction de la demande de visa et la réservation, cela ne constitue pas une modification substantielle à condition que tout le reste reste identique (classe, horaires, destination, date, etc.), même si le prix venait à augmenter de plus de 50 %. Afin d’éviter d’importantes fluctuations de prix, il est exceptionnellement autorisé de réserver un billet d’avion avant l’octroi du visa, à condition que ce billet ne soit offert aux professionnels de santé invités qu’après l’obtention du visa.
- Qu’est-ce qui constitue une modification substantielle : un surclassement, un changement d’horaire ayant une incidence sur le dossier, un autre mode de transport (par exemple, l’avion au lieu du train ou l’inverse), etc.
-
V2 – Sponsoring de l’organisateur
- Modification substantielle du budget:
- sponsor(s) supplémentaire(s)*
- poste de frais supplémentaire (ex.: ajout d’une activité sociale)
- etc.
- Le programme scientifique est modifié
- Le lieu de la manifestation change
- Les dates de la manifestation sont modifiées et cette modification a un impact sur le sponsoring.
* (!) Le numéro de visa groupé obtenu par l’organisateur couvre uniquement les entreprises mentionnées dans la demande de visa et ensuite dans la décision. Si un ou plusieurs sponsors se présentent ultérieurement, leur sponsoring doit faire l’objet d’une nouvelle demande de visa (modification substantielle). Cette demande peut être introduite soit par l’organisateur, soit par l’entreprise elle-même. Dans cette dernière hypothèse, l’entreprise doit mentionner le numéro de dossier de l’organisateur dans le formulaire de demande de visa afin de permettre au Bureau des visas de lier les différents dossiers.
Mdeon a établi une checklist qui peut vous aider à remplir une demande de visa V1. Cette checklist donne section par section de la demande de visa V1 des « Tips & Tricks » pour vous assurer de ne rien oublier. De plus, le numéro de la FAQ correspondant est toujours mentionné, afin qu’en cas de doute, vous savez où vous pouvez aller pour obtenir plus d’informations.
Cliquez ici pour consulter la checklist.