Il s’agit de la formulation reprise dans l’article 10 de la loi sur les médicaments.

Elle couvre deux cas de figure:

  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur plusieurs jours calendrier consécutifs. Ex.: il commence le jour A et se termine le jour B (quelle que soit la durée de la participation effective du professionnel sponsorisé: voir FAQ 3.2).
  • le programme scientifique de la manifestation se déroule sur un seul jour calendrier (ou moins) mais nécessite une nuitée pour être suivi, parce que la manifestation a lieu à l’étranger. Ex.: une manifestation commence à Paris à 8h00 et se termine à 16h00. Les participants doivent arriver la veille pour être à l’heure le lendemain. L’ensemble de la manifestation se déroule donc sur plusieurs jours calendrier consécutifs, malgré que le programme dure moins d’un jour.

Oui, puisque le programme à lui seul se déroule sur plusieurs jours calendrier consécutifs.

Votre entreprise organise une manifestation scientifique qui dure moins d’un jour, lors de laquelle seul un diner/lunch est offert et qui a lieu à l’étranger parce que se déroule à ce moment-là un congrès auquel tous les participants sont déjà présents. Faut-il un visa pour cette manifestation?

Cette manifestation scientifique n’est pas soumise à l’obligation de visa si :

  • elle se déroule sur moins d’un jour calendrier
  • elle est totalement indépendante du congrès qui a lieu au même endroit
  • son programme scientifique est préparé à l’avance et les invitations sont envoyées à l’avance
  • elle concerne un public international
  • l’entreprise offre uniquement un repas.

Attention: dans un tel cas, la Circulaire n° 622bis de l’Agence Fédérale des Médicaments et Produits de Santé doit être respectée.

Si, par contre, uniquement des repas sont offerts pendant un congrès, voir FAQ 8.4.

Le sponsoring ne peut être octroyé ou proposé au professionnel de la santé concerné qu’après l’octroi d’un visa par Mdeon.

Cela signifie que, avant l’obtention du visa, l’entreprise peut procéder à des préparations pratiques internes, telles que la réservation ou le blocage préalable de vols, de chambres d’hôtel ou d’autres éléments logistiques, pour autant que ceux-ci ne soient ni transférés ni définitivement attribués aux professionnels de la santé avant la décision relative au visa, ni en cas de décision négative.

Chaque entreprise doit disposer de procédures internes décrivant clairement :

  • La manière dont la demande de visa doit être introduite ;
  • La personne ou le service responsable de la demande ;
  • La manière dont la décision positive ou négative de Mdeon doit être communiquée au professionnel de la santé.