Un programme scientifique est détaillé lorsqu’il contient cumulativement, par journée :
- Un horaire détaillé: pas uniquement de 9h à 12h et de 13h à 17h, mais bien par 20 ou 30 minutes par exemple ou par topic, y inclus la date à laquelle la manifestation a lieu.
- Un contenu détaillé : pas uniquement le type de sessions mais aussi le titre des exposés scientifiques et, si possible, le nom des orateurs. Il doit clairement ressortir de ce contenu de quoi il s’agit. S’il y a trop de jargon ou trop d’abréviations peu communes, il convient de les expliquer pour que le Bureau des visas soit en mesure d’exercer ses missions de contrôles correctement.
Attention: seuls les programmes qui présentent un caractère exclusivement scientifique cadrant avec les sciences médicales et pharmaceutiques peuvent être sponsorisés (voir à cet égard la FAQ 5.1).
L’entreprise peut introduire sa demande de visa, à condition d’y joindre les éléments suivants:
- le programme préliminaire disponible au jour de l’introduction de la demande de visa
- le programme détaillé de l’édition précédente
- et une confirmation par l’organisateur (par email) ou par l’entreprise de la date à laquelle le programme détaillé sera disponible. Cette date doit être de moins de trois mois avant la manifestation. Dans le cas contraire, il convient d’attendre la publication du programme détaillé pour introduire la demande de visa.
Après avoir obtenu un visa sur cette base, il relève de la responsabilité de l’entreprise de vérifier, une fois le programme détaillé disponible, qu’il est en tous points similaire au programme détaillé de l’édition précédente. Si tel ne devait pas être le cas, il conviendra d’introduire une nouvelle demande pour cause de modification substantielle.
Le système susmentionné ne s’applique cependant pas:
- aux manifestations qui ont lieu pour la première fois
- aux manifestations organisées par une entreprise
- aux demandes de visa concernant le sponsoring d’organisateurs scientifiques (V2).
Dans ces hypothèses, il convient d’attendre de disposer du programme détaillé (qu’il soit préliminaire ou définitif) pour introduire la demande de visa.
Si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise (ou par un tiers à la demande d’une entreprise), aucune activité sociale ou culturelle ne peut être organisée, même si les professionnels du secteur de la santé en supportent le coût.
Si la manifestation scientifique est organisée par des professionnels du secteur de la santé ou d’autres associations indépendantes de l’industrie, une activité sociale ou culturelle peut être organisée, à condition que:
- cette activité ne fasse pas partie du programme scientifique (elle ne peut pas avoir lieu pendant la journée, mais à l’issue du programme, par exemple en soirée) et
- cette activité sociale ou culturelle soit financée par d’autres sources de revenus que le sponsoring émanant de l’industrie des médicaments ou dispositifs médicaux.
Pour une définition, voir l’article 3.2 du Code de déontologie.
Une manifestation scientifique purement virtuelle est soumise à l’obligation de visa si elle se déroule sur plusieurs jours calendriers consécutifs et si les frais d’inscription sont payés (conditions cumulatives). Dans ce cas, une pièce justificative du prix de l’inschription (prix + ce qui est inclus) doit toujours être jointe : pour plus d’informations, voir FAQ 9.4.
En cas de participation purement virtuelle, l’hospitalité offerte est limitée aux frais d’inscription (les repas ou autres formes d’hospitalité ne peuvent en aucun cas être offerts).
Pour les réunions scientifiques purement virtuelles, il n’y a pas de nombre minimum d’heures d’activité scientifique. Par exemple, un programme scientifique virtuel de 4 heures peut être réparti sur 2 heures le jour X (de 18h à 20h) et 2 heures supplémentaires le jour X+1 (de 8h à 10h).