Règles générales (pour les consultants : voir ci-dessous)

  • Les repas ne peuvent être offerts qu’immédiatement avant, pendant ou après une activité scientifique (c’est-à-dire pas en cours de route, à l’aéroport ou à la gare). En effet, conformément à l’article 5.2 du Code de déontologie de Mdeon, l’hospitalité offerte doit strictement être limitée à la durée officielle de la manifestation scientifique. Cela signifie qu’un repas peut uniquement être offert pendant des activités scientifiques, s’il précède immédiatement le début des activités scientifiques ou suit immédiatement la fin des activités scientifiques.  Exemples:
    • Il est permis d’offrir un repas à l’issue d’une réunion à l’étranger s’il est impossible de revenir sur la Belgique ce jour-là et si le souper coïncide avec la fin du programme scientifique (si le programme se termine avant 17h30, le souper ne pourra pas être offert).
    • Il est permis d’offrir un lunch avant le début de la manifestation scientifique si le programme scientifique débute avant 14h30 (si le programme débute après 14h30, le lunch ne pourra pas être offert).
  • Il y a un maximum 45 EUR pour un lunch (boissons comprises), 90 EUR pour un dîner (boissons comprises) et 23 EUR pour une pause-café.
  • Toutefois, il faut tenir compte d’un montant maximum de 135 € par jour avec au moins 6h de programme scientifique. En d’autres termes, si une journée ne comprend pas 6 heures complètes de programme scientifique, un montant total maximum de 23 € par heure complète d’activités scientifiques doit être respecté pour les repas. Le montant indiqué de 23€/heure complète* de programme scientifique est tout compris (boissons, pauses café, TVA, location de salle, etc.).
  • L’offre d’un dîner la veille d’une manifestation scientifique n’est autorisée que lorsqu‘il y a un programme scientifique la veille.

* Calcul de la durée du programme scientifique

  • Un maximum de 23 € par heure complète de programme scientifique peut être offert pour les repas, à répartir proportionnellement sur l’ensemble du temps consacré à la science pure. Un programme scientifique d’une durée de 2h30 donnera donc droit à un repas de maximum 57,5€ (23€ x 2,5).
  • Attention: lors du calcul de la durée du programme scientifique, seul le programme scientifique effectif est pris en compte. Par conséquent, les pauses déjeuner, les pauses café, l’accueil des participants, etc. sans contenu scientifique prouvé ne peuvent pas être inclus dans ce calcul.
  • Le montant maximum de 45€ pour un déjeuner, 90€ pour un dîner et 23€ pour une pause-café doit être respecté à tout moment.
  • Les montants ne peuvent pas être transférés : par exemple, s’il y a un programme scientifique d’au moins 6 heures mais que moins de 135 euros sont offerts en repas, le montant restant ne peut pas être transféré au jour suivant ou précédent. Les montants sont calculés jour par jour sur la base du programme scientifique du jour en question.

Exceptions pour les CONSULTANTS 

Un participant est un professionnel de la santé qui participe à un événement scientifique pour apprendre.

Un consultant est un professionnel de la santé qui, dans le cadre d’un événement scientifique, fournira des prestations scientifiques pour le compte de l’organisateur de l’événement ou le compte d’une société pharmaceutique ou de dispositifs médicaux. La plupart du temps (mais pas toujours), il reçoit pour cela des honoraires. Exemples: orateur, expert, la participation à une investigator meeting (y compris par les infirmières d’étude), etc. La présentation d’un poster ou donner un feedback après une conférence ne sont pas considérés comme une participation en qualité de consultant.

Les exceptions suivantes s’appliquent aux consultants :

  • Les repas qui ne suivent pas directement le programme scientifique (ou un repas la veille sans programme scientifique) et/ou qui sont plus chers peuvent être offerts à condition qu’ils soient justifiés et décrits (montant à préciser) dans un contrat.Le prix du diner offert doit toujours être raisonnable/légitime et respecter les montants autorisés, comme décrits ci-dessus dans la FAQ 8.1, à moins que pour des raisons justifiées un diner plus cher est offert.
    • Une raison justifiée est par exemple un diner avec des consultants étrangers pour éviter que seuls les consultants belges ne doivent recevoir un autre repas (moins cher) ou ne puissent recevoir de repas, ce qui les empêcherait de pouvoir manger avec leurs collègues et de parler de sujets scientifiques. Cette raison doit apparaître dans la demande de visa.
    • Une autre raison justifiée est un consultant qui va donner dans différents hôpitaux une formation de quelques heures (“speaker tour”). Dans ce cas, le consultant pourra aussi recevoir des repas qui ne suivent pas directement le training pour autant que cela soit prévu dans le contrat (par exemple donner un training chaque soir peut donner droit à un lunch).
  • Le contrat sera joint à la demande de visa qui inclut également la référence de l’article pertinent du contrat.
  • Les règles pour les consultants ne sont valables que pour les repas offerts qui peuvent être reliés directement aux services en leur qualité de consultant. Si un consultant présente un sujet à un congrès et qu’il participe ensuite en qualité de participant, il faudra faire la différence pour l’hospitalité offerte.
  • La qualité du consultant doit apparaître dans les pièces justificatives.

Le prix maximum par nuit est de 250 € (petit-déjeuner et taxes inclus).

Une exception s’applique aux pays pour lesquels, selon l’Arrêté Ministériel du 14 juillet 2025 la limite dépasse l’allocation d’hébergement maximale de 250 €. Pour ces pays (et uniquement pour ceux-ci), des exceptions peuvent être acceptées dans les conditions cumulatives suivantes :

  • Au moins 5 devis d’hôtel sont ajoutés à la demande de visa, montrant qu’il n’est pas possible de respecter le prix de 250 € et le devis le moins cher sera retenu ;
  • Les hôtels doivent être situés à une distance raisonnable (max. 10 km) du lieu de la manifestation scientifique ;
  • Les hôtels choisis répondent aux critères de raisonnabilité tels que décrits dans le Code Mdeon (article 5) ; par exemple, il ne peut pas s’agir d’hôtels réputés pour leur luxe.

Cliquez ici pour consulter le A.M. correspondant. Il s’agit plus précisément des pays suivants (et uniquement ceux-ci) : Anguilla, Bahamas, Barbados, Bermuda, Bhutan, Cayman Islands, China, Hong Kong, Djibouti, Dominica, Fiji, French Guiana, French Polynesia, Grenada, Iceland, Jamaica, Liechtenstein, Maldives, Mauritius, Mayotte, Mexico, Monaco, New Caledonia, Papua New Guinea, Saint Lucia, Saudi Arabia, Seychelles, Solomon Islands, Trinidad and Tobago, United Kingdom, United States of America.

Notez que les membres du Bureau des Visas vérifieront qu’il n’existe pas d’options raisonnables moins chères.

Cela est possible s’il prend à sa charge le surcoût par rapport aux montants maximums autorisé par Mdeon. Cela doit être clairement indiqué dans la demande de visa et doit pouvoir être prouvé a posteriori à la première demande de l’AFMPS.

Non, parce que le sponsoring doit à titre principal concerner les activités scientifiques, ce qui n’est pas le cas lorsque l’entreprise n’offre que des repas. Il convient en premier lieu d’offrir quelque chose qui est nécessaire pour participer à la manifestation scientifique (nuitée, déplacement ou inscription) ; si un repas est offert en sus, il reste alors accessoire par rapport à l’objectif principal. Le Bureau des visas fait cependant une exception pour les repas offerts pendant un satellite symposium qui est organisé par l’entreprise elle-même et qui figure sur le programme scientifique officiel du congrès.

Si, par contre, il s’agit des repas offerts pendant une manifestation scientifique de moins d’un jour qui est organisée en parallèle à un congrès qui se déroule sur plusieurs jours, voir FAQ 3.3.