Seules les activités à caractère scientifique peuvent être sponsorisées. Si l’inscription à une manifestation organisée par des professionnels du secteur de la santé inclut cependant le coût d’une activité sociale (les réceptions ou repas ne sont pas considérés comme tel, contrairement à une visite de la ville, un spectacle ou autre), deux options sont possibles :
- l’entreprise ne sponsorise pas l’inscription,
- l’entreprise sponsorise l’inscription mais soustrait le coût de l’activité sociale du montant de l’inscription offert. Le formulaire de demande de visa donne cette possibilité. Si l’organisateur de la manifestation n’a pas chiffré le coût de l’activité sociale, il convient d’effectuer une estimation raisonnable.
Lorsque la manifestation est organisée par une entreprise, il convient de mentionner séparément l’hospitalité dans les cases prévues à cet effet du formulaire de demande de visa (lunch, diner, pause café, transport et nuitées). Le solde de l’inscription reste dans la case ‘inscription’. En d’autres termes, l’entreprise ne peut pas mentionner uniquement un « forfait » par participant.
Lorsque la manifestation est organisée par des tiers et que le droit d’inscription inclut de l’hospitalité, il convient d’être attentif à éviter les ‘doubles emplois’, à savoir par exemple l’offre de repas qui sont déjà compris dans l’inscription (par exemple un « lunch symposium »), ce qui n’est pas permis, même si l’entreprise ne sponsorise pas l’inscription.
Oui, c’est obligatoire dès qu’une manifestation scientifique organisée par des professionnels de la santé est sponsorisée, peu importe si l’inscription est ou non offerte et même si aucun droit d’inscription n’est demandé. Le formulaire de demande de visa demande d’ailleurs de joindre cette pièce justificative même si l’inscription n’est pas sponsorisée.
Joignez une pièce justificative 1) du prix et 2) de ce qui est compris dans le coût de l’inscription (lunch, souper, activité sociale, etc.) et du montant de l’inscription. A défaut de droit d’inscription, joignez une pièce justificative de ce que l’organisateur offre comme hospitalité.
Le document à joindre doit être:
- soit un printscreen provenant du site internet du congrès (pas d’email ou facture de l’organisateur) (attention: prenez un printscreen suffisamment large que pour y inclure la source du site consulté),
- soit, à défaut d’informations sur le site du congrès, une déclaration sur l’honneur de l’organisateur détaillant ce que couvre le droit d’inscription (ou à défaut d’inscription, une déclaration sur l’honneur de ce que l’organisateur offre comme hospitalité) en utilisant le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur – inscription. Après avoir complété la déclaration, l’organisateur du congrès doit y apposer une signature manuscrite ainsi que le cachet de l’organisation (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’organisation), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer par email à l’entreprise.
Exemple de ce qui est compris dans l’inscription:
Registration fee includes:
– Access to the scientific sessions
– Congress material
– Lunches on day xyz
– Diner on day xyz
– Social activity (cost/pp is … EUR)
– Welcome reception
– Etc.
Attention: si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux (même si elle ne concerne pas l’entreprise requérante elle-même), la pièce justificative ne doit pas être jointe. Par contre dans ce cas l’hospitalité doit être détaillée dans la rubrique B.4 de la demande de visa (coût des lunch/diner/pause-café/nuitée/etc.), même si l’hospitalité n’est pas offerte par l’entreprise soumissionnaire elle-même (mais, par exemple, par une autre entité du même groupe).
Si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux, la pièce justificative ne doit pas être jointe. Par contre dans ce cas l’hospitalité doit être détaillée dans la rubrique prévue à cet effet dans la demande de visa ou dans un annexe (coût des lunch/diner/pause-café/nuitée) même si l’hospitalité n’est pas offerte par l’entreprise soumissionnaire elle-même (mais, par exemple, par une autre entité du même groupe ou une autre entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux).