Mdeon a développé un outil de travail intéressant permettant à deux personnes différentes de travailler sur une même demande de visa:

• la première personne, appelée la ‘personne de contact’, prépare la demande de visa et y joint toutes les annexes nécessaires,
• le seconde personne, appelée le ‘manager’ ou encore ‘personne responsable de l’envoi des demandes’, vérifie la demande avant de l’envoyer à Mdeon.

Cet outil de travail est utilisé dans les situations suivantes:

1) Intra entreprise pharmaceutique/de dispositifs médicaux

Il peut arriver que dans une même entreprise deux personnes différentes travaillent sur la même demande de visa. Dans ce cas, la demande de visa

• est préparée par une certaine personne, que Mdeon appelle la ‘personne de contact’, et ensuite
• est vérifiée et envoyée par une autre personne, que Mdeon appelle le ‘manager’.

Pour en savoir plus, cliquez ici.

2) Le sponsoring indirect des manifestations scientifiques

Certaines entreprises souhaitent sponsoriser la participation des professionnels du secteur de la santé à une manifestation scientifique de manière indirecte, notamment via une organisation du secteur de la santé (hôpital, association scientifique). Ces entreprises souhaitent en effet que ce soit l’organisation du secteur de la santé qui choisisse quels professionnels bénéficieront du sponsoring.

S’il s’agit du sponsoring de la participation à une manifestation de plusieurs jours (voir FAQ 3), ce sponsoring indirect est soumis à l’obligation de visa: voir notre brochure à cet égard.

Dans ce cas, qui introduit la demande de visa: l’entreprise ou l’organisation du secteur de la santé? Vous avez le choix:

• l’entreprise peut (continuer à) introduire la demande de visa elle-même puisqu’il ne faut pas renseigner le nom des professionnels de la santé invités dans la demande de visa. L’organisation du secteur de la santé devra par contre fournir à l’entreprise les renseignements nécessaires à l’introduction du dossier.
• ou alors la demande de visa est introduite conjointement par l’organisation du secteur de la santé et l’entreprise: l’organisation du secteur de la santé prépare la demande de visa, y joint les annexes nécessaires puis l’envoie à l’entreprise qui la vérifie, la paie et l’introduit. Pour savoir comment introduire une demande de visa conjointement, consulter notre mode d’emploi.

Egalement en cas de sponsoring indirect de professionnels de la santé, les entreprises doivent disposer des pièces justificatives et preuves de paiement afin de pouvoir les communiquer aux inspecteurs de l’Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de Santé à tout moment pendant une inspection.