Voici la liste des pièces justificatives à joindre en annexe aux demandes de visa:

Demande de visa V1

1. Le programme scientifique détaillé

Un programme scientifique est détaillé lorsqu’il contient cumulativement, par journée :

• Un horaire détaillé: pas uniquement de 9h à 12h et de 13h à 17h, mais bien par 20 ou 30 minutes par exemple, y inclus la date à laquelle la manifestation a lieu.

• Un contenu détaillé : pas uniquement le type de sessions mais aussi le titre des exposés scientifiques et, si possible, le nom des orateurs. Il doit clairement ressortir de ce contenu de quoi il s’agit. S’il y a trop de jargon ou trop d’abréviations peu communes, il convient de les expliquer pour que le Bureau des visas soit en mesure d’exercer ses missions de contrôles correctement.

Attention: seuls les programmes qui présentent un caractère exclusivement scientifique cadrant avec les sciences médicales et pharmaceutiques peuvent être sponsorisés (voir à cet égard la FAQ 5.1).

2. Une pièce justificative relative au coût, à la classe et aux jours et heures du vol choisi

Si un vol est sponsorisé, une pièce justificative 1) du coût, 2) de la classe et 3) des jours et heures du vol choisi doit être jointe à la demande de visa.

Cette pièce justificative doit être:

• soit un prinstcreen provenant d’internet. Sur ce document doivent clairement figurer le coût du ticket d’avion, sa classe (la simple mention d’une lettre (« E » ou « Y ») ne suffit pas) (et si possible le caractère flexible ou non du ticket), ainsi que les jours et heures d’arrivée et de départ. Ces données ne peuvent pas être communiquées via un email de l’agence de voyage, ni via une facture. Une copie d’une réservation définitive n’est pas nécessaire puisque les tickets ne sont réservés qu’une fois le visa de Mdeon reçu.

• soit une déclaration sur l’honneur complétée par une agence de voyage selon le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur-ticket d’avion. Après avoir complété la déclaration, l’agence de voyage doit y apposer une signature manuscrite ainsi que son cachet (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’agence), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer à l’entreprise par email. Précisons que cette déclaration sur l’honneur ne s’applique donc qu’aux tickets d’avion réservés par agence de voyage ; si l’entreprise réserve un ticket elle-même, il convient de travailler avec un printscreen.

Attention:

• le coût du vol mentionné dans le demande de visa (rubrique B4) doit être identique à celui mentionné sur la pièce justificative et le cas échéant converti en euro;
• en cas d’utilisation d’un printscreen, tous les éléments susmentionnés doivent y figurer. Il n’est pas possible de travailler avec un autre document en combinaison ;
• un vol sponsorisé doit toujours partir de la Belgique et revenir vers la Belgique. Seule exception: si le professionnel de la santé est ou doit aller ailleurs pour des raisons professionnelles (par exemple la participation à un autre congrès), ce qui doit alors être motivé et justifié dans la demande de visa. Si par contre le départ depuis ou l’arrivée à l’étranger a lieu pour des raisons privées, le vol pourra seulement être sponsorisé si le ticket n’est pas plus cher (à moins que le professionnel de la santé sponsorisé ne paie le surcoût lui-même).

3. Une pièce justificative du prix et de ce qui est compris dans le coût de l’inscription 

Cette pièce est obligatoire dès qu’une manifestation scientifique organisée par des professionnels de la santé est sponsorisée, peu importe si l’inscription est ou non offerte et même si aucun droit d’inscription n’est demandé. Le formulaire de demande de visa demande d’ailleurs de joindre cette pièce justificative même si l’inscription n’est pas sponsorisée.

Joignez une pièce justificative de ce qui est compris dans le coût de l’inscription (lunch, souper, activité sociale, etc.) et du montant de l’inscription. A défaut de droit d’inscription, joignez une pièce justificative de ce que l’organisateur offre comme hospitalité.

Le document à joindre doit être:

• soit un printscreen provenant du site internet du congrès (pas d’email ou facture de l’organisateur)
• soit, à défaut d’informations sur le site du congrès, une déclaration sur l’honneur de l’organisateur détaillant ce que couvre le droit d’inscription (ou à défaut d’inscription, une déclaration sur l’honneur de ce que l’organisateur offre comme hospitalité) en utilisant le modèle suivant: modèle de déclaration sur l’honneur – inscription. Après avoir complété la déclaration, l’organisateur du congrès doit y apposer une signature manuscrite ainsi que le cachet de l’organisation (à défaut de cachet, le document doit être imprimé sur papier-entête de l’organisation), puis convertir le document en format pdf et l’envoyer par email à l’entreprise.

Exemple de ce qui est compris dans l’inscription:

Registration fee includes:
–        Access to the scientific sessions
–        Congress material
–        Lunches on day xyz
–        Diner on day xyz
–        Social activity (cost/pp is … EUR)
–        Welcome reception
–        Etc.

Attention: si la manifestation scientifique est organisée par une entreprise pharmaceutique ou de dispositifs médicaux (même si elle ne concerne pas l’entreprise requérante elle-même), la pièce justificative ne doit pas être jointe. Par contre dans ce cas l’hospitalité doit être détaillée dans la rubrique B4 de la demande de visa (coût des lunch/diner/nuitée).

Demande de visa V2

• le programme scientifique détaillé de la manifestation

• le budget détaillé de la manifestation, énumérant les différents postes de revenus et de frais et les montants y afférents. Voici un modèle de budget détaillé.

• si la demande est introduite par l’organisateur logistique du congrès (par exemple PCO): la déclaration de l’organisateur scientifique relative à l’affectation des fonds et du résultat, dont voici le texte: