Quel formulaire utiliser ?

Les demandes de visa sont introduites électroniquement via le présent site Internet.

Il faut vous enregistrer et puis vous connecter sur le site pour pouvoir accéder aux formulaires de demande de visa.

Il existe deux formulaires de demandes de visa différents, en fonction du type de sponsoring concerné:

Ce formulaire s’adresse aux entreprises du secteur pharmaceutique ou des dispositifs médicaux qui prennent à leur charge les frais de professionnels du secteur de la santé pour participer à une manifestation scientifique: inscription, nuitées, transport et/ou repas et ce, que le sponsoring ait lieu de manière directe ou par l’intermédiaire d’une organisation du secteur de la santé (hôpital, association scientifique ou autre).

Ce formulaire s’adresse aux organisateurs de manifestations scientifiques qui sont sponsorisés par une ou plusieurs entreprises du secteur pharmaceutique ou des dispositifs médicaux (par exemple en prenant à leur charge les frais de brochures, de mallettes ou autres).

L’organisateur qui introduit une demande de visa groupée pour l’ensemble de ses sponsors doit joindre les informations principales suivantes à la demande de visa:

• le programme scientifique détaillé de la manifestation
• la liste des sponsors (nom + adresse), en indiquant le montant pris en charge par chaque entreprise
• le budget détaillé de la manifestation, énumérant les différents postes de revenus et de frais et les montants y afférents. Voici un modèle de budget détaillé.

En tant qu’entreprise, vous ne pouvez jamais introduire une demande de visa V2, sauf en cas de modification substantielle d’un visa V2 déjà obtenu par un organisateur. Cela signifie qu’un organisateur a déjà obtenu un visa V2, mais que votre entreprise n’y figure pas en tant que sponsor. Dans ce cas, vous pouvez vous faire ajouter en tant que sponsor supplémentaire par le biais d’une modification substantielle.