U moet een account aanmaken en dan inloggen op de site om toegang te krijgen tot de visumaanvraagformulieren.

Er bestaan twee verschillende visumaanvraagformulieren, naargelang het betrokken type sponsoring:

Formulier V1 – Sponsoring van deelnemers aan een wetenschappelijke manifestatie

Dit formulier richt zich tot ondernemingen uit de farmaceutische sector of sector van medische hulpmiddelen die de kosten van beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector voor deelname aan een wetenschappelijke bijeenkomst voor hun rekening nemen: inschrijving, overnachtingen, transport en/of maaltijden, ongeacht of de sponsoring op rechtstreekse wijze dan wel onrechtstreeks via een organisatie uit de gezondheidssector (ziekenhuis, wetenschappelijke vereniging, enz.) gebeurt.

Formulier V2 – Sponsoring van de organisator van een wetenschappelijke manifestatie

Dit formulier richt zich tot de organisatoren van wetenschappelijke bijeenkomsten die door een of meerdere ondernemingen uit de farmaceutische sector of sector van de medische hulpmiddelen gesponsord worden (bijvoorbeeld door de kosten voor brochures, tassen, enz. op zich te nemen).

De organisator die een gegroepeerde visumaanvraag indient voor al zijn sponsors moet de volgende belangrijke informatie toevoegen aan de visumaanvraag:

• het gedetailleerde wetenschappelijke programma van de bijeenkomst
• de lijst van sponsors (naam + adres), met telkens het gesponsorde bedrag per onderneming
• een gedetailleerd budget van de bijeenkomst, met daarin een opsomming van de diverse inkomsten- en uitgavenposten en de bijhorende bedragen. Hier is een model van gedetailleerd budget.