In deze situatie mag de nieuwe visumaanvraag evenwel uiterlijk op de zesde werkdag die de dag van de aanvang van de wetenschappelijke bijeenkomst voorafgaat, ingediend worden (art. 17.4 van de Code voor deontologie).

Algemeen wordt als substantieel beschouwd iedere wijziging waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat ze door het Visumbureau in aanmerking moet worden genomen om met volle kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen (art. 22.2 van de Code voor deontologie).

Hierbij enkele voorbeelden, niet exhaustief:

V1 – Sponsoring van deelnemers

• de kost van het hoofdtransport (vlucht/trein) vermeerdert met 50% of meer of de transportklasse verandert
• het aantal gesponsorde deelnemers
  • vermeerdert met meer dan 3 personen (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor minimum 4 personen) 
  • verdubbelt of neemt nog meer toe (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor 1 tot 3 personen) 
  • vermeerdert (onafhankelijk van het aantal) en de aangeboden sponsoring verschilt voor de toegevoegde deelnemer(s)
• de sponsoring wordt uitgebreid tot andere kostenposten dan die vermeld in de originele visumaanvraag (toevoeging van transportkosten, kosten voor overnachtingen, etc.)
• de aankomst- of vertrekuren wijzigen in belangrijke mate (geval per geval te bekijken) wanneer de onderneming de transportkosten sponsort, ook al heeft het verschil in uren geen impact op de transportkost
• het wetenschappelijk programma wijzigt
• de onderneming sponsort één of meerdere overnachtingen méér
• de plaats van de bijeenkomst verandert
• de data van de bijeenkomst veranderen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring
• in het geval van een collectieve visumaanvraag voor meerdere identieke bijeenkomsten, de vermeerdering van het aantal keren dat de bijeenkomst zal plaatsvinden

V2 – Sponsoring van de organisator

• substantiële wijziging van het budget:
  • bijkomende sponsor(s)*
  • extra post in de kosten (bv.: toevoeging van een sociale activiteit)
  • etc.
• het wetenschappelijk programma is gewijzigd
• de plaats van de bijeenkomst verandert
• de data van de bijeenkomst wijzigen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring.

* (!) Het gegroepeerd visumnummer verkregen door de organisator dekt alleen de in de visumaanvraag en achteraf in de beslissing vermelde ondernemingen. Indien een of meerdere sponsors zich later aanbieden, moet hun sponsoring het voorwerp uitmaken van een nieuwe visumaanvraag (substantiële wijziging). Deze aanvraag kan hetzij door de organisator, hetzij door de onderneming zelf worden ingediend. In dit laatste geval moet de onderneming het dossiernummer van de organisator in het visumaanvraagformulier vermelden om het Visumbureau toe te laten de diverse dossiers te linken.