10.1.a. Algemeen overzicht

Verplaatsingen per trein kunnen naar keuze in economy klasse of business klasse gebeuren (eerste of tweede klasse).

Verplaatsingen per vliegtuig gebeuren in standard economy klasse. Business klasse voor verplaatsingen per vliegtuig is enkel toegestaan wanneer (cumulatieve voorwaarden):

  • de uitgenodigde/gesponsorde gezondheidszorgbeoefenaar deelneemt aan de wetenschappelijke bijeenkomst als consulent,
  • én de heen- en/of terugvlucht langer duurt dan a) 6 opeenvolgende uren, b) dan wel 6 niet-opeenvolgende uren wegens een tussenlanding, evenwel exclusief wachttijd in de luchthaven van de tussenlanding (in totaal vertoeft de consultant met andere woorden minstens 6 uren in de lucht).

Op het vlak van transport, dient er aldus een onderscheid te worden gemaakt tussen de gezondheidszorgbeoefenaars die de hoedanigheid van deelnemer hebben en deze die de hoedanigheid van consulent hebben. Deze begrippen dienen als volgt te worden begrepen:

  • Deelnemer: gezondheidszorgbeoefenaar die aan een wetenschappelijke bijeenkomst deelneemt om bij te leren
  • Consulent: gezondheidszorgbeoefenaar die, in het kader van een wetenschappelijke bijeenkomst, wetenschappelijke prestaties uitvoert voor rekening van de organisator van de bijeenkomst of voor rekening van een farmaceutische/medische hulpmiddelen onderneming. Meestal (doch niet altijd) krijgt deze hiervoor een honorarium. Voorbeelden: spreker, experten bijeenkomst, deelname aan een investigator meeting, enz. Is geen deelname als consultant: poster presenteren, achteraf feedback geven over een congres, etc. De hoedanigheid van de consulent moet duidelijk blijken uit het ingediende dossier (vb. naam vermeld in programma, omschrijving van opdracht in visumaanvraag).

Algemene opmerking: enkel redelijke verplaatsingen kunnen worden vergoed. Indien er een redelijk alternatief bestaat dat substantieel goedkoper is, dan dient de financiële tussenkomst van de firma beperkt te worden tot het redelijke alternatief, behalve in geval van een gegronde en legitieme motivering.

Zie hieronder voor een samenvatting:

10.1.b. Mag ik flexibele vliegtuigtickets aanbieden?

Ja, mits er is voldaan aan twee cumulatieve voorwaarden:

  1. Een gemotiveerde verantwoording (vb. flex karakter is nodig om bagage te kunnen meenemen, om te kunnen annuleren en kosten te recupereren, om verblijf te kunnen inkorten indien het congres vb. eerder stopt, omdat er geen andere opties zijn, omdat het standaard zit inbegrepen bij de gekozen klasse, …), én
  2. Een verklaring op eer waaruit blijkt dat het flexibele karakter niet zal worden aangewend om het verblijf te verlengen (vroeger vertrekken of later terugkeren).

Beide voorwaarden (motivatie én verklaring) moeten worden vermeld in de visumaanvraag zelf. Dit kan vb. als volgt luiden: “We hebben gekozen voor een flex karakter om onze kosten te kunnen recupereren in geval van annulatie, maar we verklaren op eer dat het flex karakter niet zal worden gebruikt om het verblijf te verlengen.”

10.1.c. Wat moet ik aantonen wanneer ik taxikosten vergoed?

Taxikosten moeten een reële inschatting zijn van de werkelijke prijs. Wanneer taxikosten worden opgenomen in de visumaanvraag, moet er telkens een bijkomende uitleg worden gegeven. Deze info kan bijvoorbeeld het volgende zijn:

  • In geval van meerdere personen: wordt de taxi gedeeld?
  • Af te leggen afstanden?
  • Gewone taxi ? Privé chauffeur ? Limo ?
  • Offerte toevoegen van een agentschap.
  • Simulatie toevoegen (zie bvb. https://www.taxifarefinder.com/).

Dan neemt hij de meerkost ten opzichte van een ticket in (standard) economy class voor zijn rekening. Dit dient dan duidelijk in de visumaanvraag te worden vermeld en gestaafd via de stavingsstukken. Hetzelfde geldt voor een deelnemer die in business klasse of eco premium/plus klasse wil vliegen.

Indien een vlucht gesponsord wordt, dient een stavingsstuk van de 1) kost, 2) de klasse, 3) de data en tijdstippen van de gekozen vluchten bij de visumaanvraag gevoegd te worden. Het moet gaan om:

  • Ofwel een printscreen van de boeking via internet. Op dit document moeten én de kost én de klasse van het vliegtuigticket (en indien mogelijk het al dan niet flexibele karakter van het ticket) duidelijk vermeld staan (vb. niet gewoon klasse “E” of “Y”), alsook de datum en de tijdstippen van vertrek en aankomst. Deze gegevens mogen niet via een aparte mail van het reisbureau worden gestaafd, noch via een factuur. Een kopie van een definitieve reservering is niet nodig, vermits  de tickets pas worden geboekt na ontvangst van het Mdeon visumnummer.
  • Ofwel een verklaring op eer ingevuld door een reisbureau, via het volgende model: model van verklaring op eer – vlucht. Na invulling van deze verklaring dient het reisbureau een handgeschreven handtekening en haar stempel erop toe te voegen (bij gebrek aan een stempel dient het te worden afgedrukt op het briefpapier van het reisbureau), vervolgens het document in pdf-formaat te converteren en dan naar de onderneming per email te verzenden. Let wel: deze verklaring op eer is enkel van toepassing op de vliegtuigtickets geboekt via een reisagentschap. Indien de onderneming zelf een ticket boekt, moet er met een printscreen worden gewerkt.

Let op:

  • De kost van de in de visumaanvraag (rubriek B.4) vermelde vlucht, moet identiek dezelfde zijn zoals vermeld op het stavingsstuk en desgevallend omgezet in euro.
  • Een gesponsorde vlucht moet steeds vanuit België vertrekken en naar België terugkeren. Een uitzondering hierop kan worden toegestaan indien de gezondheidszorgbeoefenaar om professionele redenen elders is of moet zijn (vb. deelname aan een ander congres), hetgeen gemotiveerd en gestaafd moet worden in de visumaanvraag. Indien het daarentegen gaat om privéredenen, dan kan de vlucht enkel worden gesponsord indien het ticket hierdoor niet duurder is (tenzij de gesponsorde gezondheidszorgbeoefenaar het verschil in prijs zelf betaalt).
  • Indien er wordt gewerkt met een printscreen, dienen alle hogervermelde gegevens hierop vermeld te staan. Er kan niet worden gewerkt met een ander document in combinatie.