De kosten verbonden aan de inschrijving, reisverplaatsing, maaltijden en/of verblijf die strikt tot de officiële duur van de bijeenkomst beperkt zijn. De lokale verplaatsingskosten tussen de luchthaven/station en het hotel/restaurant mogen eveneens door de onderneming ten laste worden genomen, mits redelijk en gemotiveerd (vb. taxi, afstand, gezamenlijke verplaatsing, etc.).
De volgende kosten blijven daarentegen ten laste van de genodigde of gesponsorde beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector: hotelbar, parking (behalve voor de consulenten), paspoort of visum om toegang te krijgen tot buitenlands grondgebied (tenzij beperkt tot de periode van de wetenschappelijke manifestatie), brandstofkosten of taxikosten voor verplaatsingen tussen de woonplaats en de luchthaven of het station voor vertrek naar het buitenland (behalve voor de consulenten), snack/lunch/diner op de luchthaven of tijdens de auto- of treinrit, enz. Deze kosten zijn van persoonlijke aard.
In alle gevallen moet de gastvrijheid redelijk zijn en ondergeschikt blijven aan het wetenschappelijke doel van de bijeenkomst.