Het eenvoudigste is om achteruit te tellen waarbij de officiële startdag van de wetenschappelijke bijeenkomst dag nul is. Vb.: de wetenschappelijke activiteiten van een congres beginnen op maandag 2 mei. Tel 15 werkdagen achteruit (terug) vanaf de eerste werkdag die hieraan voorafgaat, namelijk vrijdag 29 april. Sla bij de telling maandag 25 april over vermits dit een feestdag is (Paasmaandag). De 15e werkdag die de dag van de aanvang van de wetenschappelijke bijeenkomst voorafgaat is dus vrijdag 8 april. De aanvraag kan worden ingediend tot uiterlijk middernacht van die dag (volgens Belgisch uurstelsel – CET).

Er moet steeds achteruit geteld worden vanaf de eerste officiële dag van de bijeenkomst waarop er wetenschappelijke activiteiten gepland zijn, ook al nemen de genodigden die dag niet deel aan het congres.

Zie ook de tool “Berekening van de 15de werkdag” beschikbaar op de homepage van Mdeon, rechts in beeld in de grijze kader.

Er geldt een verkorte indieningstermijn van 6 werkdagen in de volgende vier gevallen:

  • Indien de bijeenkomst TER PLAATSE maximum 15 deelnemers en sprekers betreft, alle nationaliteiten samengenomen. Let wel, het moet gaan om het TOTALE aantal personen betrokken bij de bijeenkomst (deelnemers, sprekers, vertegenwoordigers van de onderneming, Belgen en buitenlanders, alle sessies meegerekend, enz.). Het is precies omdat de bijeenkomst maximum 15 personen omvat dat de algemene indieningstermijn van 15 werkdagen niet van toepassing is. De datum van de bijeenkomst kan dan immers veel sneller worden vastgelegd dan een evenement dat betrekking heeft op een aanzienlijk aantal personen.
  • In geval van een herindiening van een visumaanvraag ten gevolge van een substantiële wijziging (na het hebben verkregen van een visum).
  • In geval van de herindiening van een visumaanvraag ten gevolge van een weigeringsbeslissing. Let wel, dit geldt enkel indien het geweigerde dossier tijdig werd ingediend. Het spreekt voor zich dat wanneer een dossier wordt geweigerd omdat het niet werd ingediend binnen de algemene minimumtermijn van 15 werkdagen, de aanvrager daarna geen gebruik kan maken van de verkorte termijn van 6 werkdagen.
  • Wanneer de visumaanvraag een gezondheidszorgbeoefenaar betreft die aan de wetenschappelijke bijeenkomst deelneemt in zijn (aangetoonde) hoedanigheid als consulent.

Er geldt een verkorte indieningstermijn van 2 werkdagen in geval van spoed:

Indien u -om eender welke reden- niet tijdig een visumaanvraag (V1 of V2) heeft kunnen indienen, kan u alsnog beroep doen op de spoedprocedure. Dit houdt in dat u een visumaanvraag (V1 of V2) kan indienen met een verkorte termijn van 2 werkdagen voorafgaand aan de eerste dag van de wetenschappelijke bijeenkomst, met dien verstande dat de visumaanvraag uiterlijk om 12u00 op de tweede werkdag voor de start van de bijeenkomst moet zijn ingediend. De beslissing van het Visumbureau volgt dan uiterlijk de laatste werkdag voor de start van de wetenschappelijke bijeenkomst (middernacht). Een motivatie waarom u beroep doet op de spoedtermijn, dient niet te worden gegeven.

Vb.: indien de wetenschappelijke bijeenkomst start op donderdag 17 december, dan dient de visumaanvraag te zijn ingediend op uiterlijk dinsdag 15 december om 12u00. De beslissing van het Visumbureau wordt u vervolgens uiterlijk op woensdag 16 december middernacht bezorgd (namelijk uiterlijk de laatste werkdag voorafgaand aan de start van de wetenschappelijke bijeenkomst).

Verplaatsingskosten: indien er een vlucht wordt gesponsord (heen- en/of terugvlucht), dan dient er altijd een stavingsstuk te worden toegevoegd zoals omschreven in FAQ 10.3.

Inschrijvingskosten: zodra uw onderneming de deelname sponsort aan een wetenschappelijke manifestatie die wordt georganiseerd door gezondheidszorgbeoefenaars, dient er altijd een stuk zoals omschreven in FAQ 9.4 te worden toegevoegd, ongeacht of de registratie wordt aangeboden en ongeacht of er een inschrijvingsprijs wordt gevraagd.

Indien een onderneming de deelname van gezondheidszorgbeoefenaars aan wetenschappelijke manifestaties niet op een rechtstreekse, maar via een gezondheidszorgorganisatie (ziekenhuis, wetenschappelijke vereniging) sponsort, dan is er sprake van een onrechtstreekse sponsoring van wetenschappelijke manifestaties. In dat geval zal het de gezondheidszorgorganisatie zijn die bepaalt welke beroepsbeoefenaars de begunstigden zullen zijn van de sponsoring.

Indien het gaat om de sponsoring van deelname aan een meerdaagse bijeenkomst (zie hieromtrent FAQ 3), deze indirecte sponsoring blijft visumplichtig: zie onze brochure hieromtrent.

In dit geval, wie dient de visumaanvraag in: de onderneming of de gezondheidszorgorganisatie? U hebt de keuze:

  • de onderneming kan de visumaanvraag zelf (blijven) indienen aangezien de naam van de uitgenodigde gezondheidszorgbeoefenaars niet in het dossier moeten worden vermeld. De gezondheidszorgorganisatie zal evenwel aan de onderneming de inlichtingen moeten bezorgen die nodig zijn om de visumaanvraag in te dienen.
  • ofwel wordt de visumaanvraag gezamenlijk ingediend door de gezondheidszorgorganisatie én de onderneming: de gezondheidszorgorganisatie vult de visumaanvraag in, voegt er de nodige bijlagen aan toe, verzendt de aanvraag naar de onderneming die ze nakijkt, betaalt en indient. Voor meer uitleg over de gezamenlijke indiening van een visumaanvraag, raadpleeg onze handleiding.

Als u een visum verkregen hebt, moet u een nieuwe visumaanvraag indienen wanneer het project een substantiële wijziging ondergaat tussen het ogenblik waarop het oorspronkelijke verzoek werd ingediend en het ogenblik van de inrichting van de wetenschappelijke bijeenkomst (art. 22.1 van de Code voor deontologie).

In deze situatie mag de nieuwe visumaanvraag evenwel uiterlijk op de zesde of tweede werkdag die de dag van de aanvang van de wetenschappelijke bijeenkomst voorafgaat, ingediend worden (art. 17.4 resp. 17.5 van de Code voor deontologie).

Algemeen wordt als substantieel beschouwd iedere wijziging waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat ze door het Visumbureau in aanmerking moet worden genomen om met volle kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen (art. 22.2 van de Code voor deontologie).

Hierbij enkele voorbeelden, niet exhaustief:

V1 – Sponsoring van deelnemers

  • Het aantal gesponsorde deelnemers
    • vermeerdert met meer dan 3 personen (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor minimum 4 personen) en de aangeboden sponsoring blijft identiek
    • verdubbelt of neemt nog meer toe (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor 1 tot 3 personen) en de aangeboden sponsoring blijft gelijk
    • vermeerdert (onafhankelijk van het aantal) en de aangeboden sponsoring verschilt voor de toegevoegde deelnemer(s)
  • De sponsoring wordt uitgebreid tot andere kostenposten dan die vermeld in de originele visumaanvraag (toevoeging van transportkosten, kosten voor overnachtingen, etc.)
  • De aankomst- of vertrekuren wijzigen in belangrijke mate (geval per geval te bekijken) wanneer de onderneming de transportkosten sponsort, ook al heeft het verschil in uren geen impact op de transportkost
  • Het wetenschappelijk programma wijzigt
  • De onderneming sponsort één of meerdere overnachtingen méér
  • De plaats van de bijeenkomst verandert
  • De data van de bijeenkomst veranderen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring
  • In het geval van een collectieve visumaanvraag voor meerdere identieke bijeenkomsten, de vermeerdering van het aantal keren dat de bijeenkomst zal plaatsvinden
  • Wat met transport?
    • Lokale transfers: het toevoegen van een extra transfer (vb. taxi, parking, bus, metro) of een duurdere transfer is een substantiële wijziging;
    • Hoofdtransport (vlucht, trein):
      • Indien de prijs stijgt tussen het indienen van de visumaanvraag en het boeken ervan, dan is dit geen substantiële wijziging op voorwaarde dat al de rest identiek blijft (klasse, uren, bestemming, datum, etc.), ook al zou de prijs met meer dan 50% toenemen. Om grote prijsschommelingen te vermijden, is het uitzonderlijk toegestaan een vluchtticket al te boeken vooraleer het visum werd verleend, op voorwaarde dat het ticket pas wordt aangeboden aan de genodigde HCPs na het hebben verkregen van een visum.
      • Wat is wel een substantiële wijziging: upgrade naar een hogere klasse, een ander tijdstip met impact op het dossier, ander transporttype zoals vlucht in plaats van trein of omgekeerd, etc.

V2 – Sponsoring van de organisator

  • Substantiële wijziging van het budget:
    • bijkomende sponsor(s)*
    • extra post in de kosten (bv.: toevoeging van een sociale activiteit)
    • etc.
  • Het wetenschappelijk programma is gewijzigd
  • De plaats van de bijeenkomst verandert
  • De data van de bijeenkomst wijzigen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring.

* (!) Het gegroepeerde visumnummer verkregen door de organisator dekt alleen de in de visumaanvraag en achteraf in de beslissing vermelde ondernemingen. Indien een of meerdere sponsors zich later aanbieden, moet hun sponsoring het voorwerp uitmaken van een nieuwe visumaanvraag (substantiële wijziging). Deze aanvraag kan hetzij door de organisator, hetzij door de onderneming zelf worden ingediend. In dit laatste geval moet de onderneming het dossiernummer van de organisator in het visumaanvraagformulier vermelden om het Visumbureau toe te laten de diverse dossiers te linken.

Mdeon heeft een checklist opgesteld die u kan helpen bij het invullen van een visumaanvraag V1. Deze checklist geeft per rubriek van de visumaanvraag V1 “Tips & Tricks” mee om zeker te zijn dat u niets vergeet. Bovendien wordt telkens het bijhorende FAQ-nummer vermeld, opdat u in geval van twijfel weet waar u terecht kan voor meer info.

Klik hier voor de checklist.