Het gaat om de wettelijke formulering van artikel 10 van de Geneesmiddelenwet.
Hieronder worden de twee volgende gevallen bedoeld:
- Het wetenschappelijke programma van de bijeenkomst verloopt over meerdere opeenvolgende kalenderdagen. Vb.: het begint op dag 1 en eindigt op dag 3 (ongeacht de duur van de effectieve deelname van de gesponsorde beroepsbeoefenaar: zie FAQ 3.2).
- Het wetenschappelijke programma van de bijeenkomst verloopt slechts over één kalenderdag (of minder) maar vereist een overnachting om het te kunnen volgen vermits de bijeenkomst plaatsvindt in het buitenland. Vb.: een bijeenkomst begint in Parijs om 8u00 en eindigt om 16u00. De deelnemers moeten de avond voordien toekomen om ‘s ochtends op tijd aanwezig te kunnen zijn. Het geheel van de bijeenkomst verloopt aldus over meerdere opeenvolgende kalenderdagen, ondanks het feit dat het programma minder dan een dag duurt.
Indien een onderneming een wetenschappelijke bijeenkomst organiseert die minder dan een dag duurt, waarbij er enkel een diner of lunch wordt aangeboden en die in het buitenland plaatsvindt omdat er op dat moment een ander congres plaatsvindt waarop alle deelnemers reeds aanwezig zijn, dan is deze wetenschappelijke bijeenkomst niet visumplichtig indien:
- het verloopt over minder dan een kalenderdag,
- volledig losstaat van het congres dat op dezelfde locatie plaatsvindt en waarvan de agenda op voorhand (dit is voorafgaand aan het congres dat tegelijkertijd plaatsvindt) werd vastgelegd en de uitnodigingen op voorhand werden verstuurd,
- een internationaal publiek betreft,
- waarbij de onderneming enkel een maaltijd aanbiedt.
Let wel: in dergelijk geval dient omzendbrief nr. 622bis van het Federaal Agentschap voor Geneesmiddelen en Gezondheidsproducten te worden gerespecteerd.
Gaat het daarentegen om de sponsoring van enkel maaltijden tijdens een congres, zie dan FAQ 8.4.
Sponsoring mag pas worden toegekend of aangeboden aan de betrokken gezondheidszorgbeoefenaar nadat het Mdeon visum werd toegekend.
Dit betekent dat de onderneming vóór het verkrijgen van het visum wel interne praktische voorbereidingen mag treffen, zoals het vooraf reserveren of blokkeren van vluchten, hotelkamers of andere logistieke elementen, voor zover deze niet worden overgedragen of definitief worden toegekend aan de gezondheidszorgbeoefenaars vóór de visumbeslissing, noch bij een negatieve beslissing.
Elke firma moet interne procedures hebben die duidelijk beschrijven:
- Hoe de visumaanvraag moet worden ingediend;
- Welke afdeling of persoon verantwoordelijk is voor de aanvraag;
- Op welke wijze de positieve of negatieve beslissing van Mdeon aan de gezondheidszorgbeoefenaar moet worden meegedeeld.