Een wetenschappelijk programma is gedetailleerd wanneer het per dag cumulatief het volgende omvat:

  • Een gedetailleerd tijdsschema (niet enkel van 9u00 tot 12u00 en van 13u00 tot 17u00, maar gedetailleerd per 20 of 30 minuten of per topic), inclusief de datum waarop de wetenschappelijke manifestatie plaatsvindt.
  • Een gedetailleerde inhoud (niet enkel vermelding van het type van de sessies maar eveneens van de titel van de wetenschappelijke uiteenzettingen, alsook, indien mogelijk, van de naam van de sprekers). Uit deze inhoud moet bovendien voldoende blijken waarover het precies gaat. Indien er te veel jargon wordt gebruikt of niet gangbare afkortingen, dient dit te worden toegelicht om het Visumbureau in staat te stellen haar controlebevoegdheden naar behoren uit te oefenen.

Let op: enkel programma’s met een uitsluitend wetenschappelijk karakter in het kader van de medische en farmaceutische wetenschap zijn toegelaten (zie hieromtrent FAQ 5.1).

Ja, op voorwaarde dat dit programma gedetailleerd is per dag, zowel wat het tijdsgebruik als wat de inhoud betreft.

De onderneming kan haar visumaanvraag indienen, op voorwaarde dat de volgende zaken worden toegevoegd:

  • het voorlopige programma zoals beschikbaar op de dag van indiening van de visumaanvraag,
  • het gedetailleerde programma van de vorige editie,
  • en een bevestiging door de organisator (per email) of door de onderneming van de datum waarop het gedetailleerde programma beschikbaar zal zijn. Deze datum moet de datum van het evenement met minder dan 3 maanden voorafgaan. Indien dit niet het geval is, moet men wachten op de publicatie van het gedetailleerde programma (of het nu preliminair of definitief is) om de visumaanvraag in te dienen.

Nadat een visum op deze basis werd verleend, behoort het tot de verantwoordelijkheid van de onderneming om te verifiëren, eens het gedetailleerde programma beschikbaar is, of het in alle punten gelijkaardig is met dat van de vorige editie. Indien dit niet het geval zou zijn, dient er een nieuwe aanvraag te worden ingediend wegens een substantiële wijziging.

Bovenvermelde procedure is evenwel niet van toepassing:

  • op manifestaties die voor de eerste keer plaatsvinden
  • op manifestaties georganiseerd door een onderneming
  • op visumaanvragen betreffende de sponsoring van wetenschappelijke organisatoren (V2).

In deze gevallen moet men wachten totdat het gedetailleerde programma gekend is alvorens de visumaanvraag in te dienen.

Met betrekking tot investigator meetings is het belangrijk dat er in de visumaanvraag (of in bijlage) kort wordt uitgelegd wat de klinische studie inhoudt en wat het doel ervan is. Wanneer in het programmaoverzicht (niet gangbare) afkortingen worden gebruikt, moet daarvan de betekenis worden weergegeven. Bepaalde programma’s van investigator meetings zijn immers zodanig ‘gecodeerd’ opgesteld, dat het Visumbureau niet in staat is na te gaan of de manifestatie een uitsluitend wetenschappelijk karakter heeft.

Indien de wetenschappelijke bijeenkomst wordt georganiseerd door een onderneming (of op verzoek van een onderneming), dan mag er geen enkele sociale of culturele activiteit worden georganiseerd, zelfs indien de beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector er zelf de kosten van dragen.

Indien de wetenschappelijke bijeenkomst wordt georganiseerd door beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector of andere verenigingen onafhankelijk van de industrie, mogen er sociale of culturele activiteiten worden georganiseerd, doch enkel op voorwaarde dat dit

  • geen deel uitmaakt van het wetenschappelijke programma (vb. niet overdag, maar na afloop van het programma ’s avonds), én
  • wordt gefinancierd door andere inkomstenbronnen dan de sponsoring vanuit de geneesmiddelenindustrie of deze van de medische hulpmiddelen.

Voor een definitie, zie art. 3.2 van de Code voor Deontologie.

Een wetenschappelijke bijeenkomst die louter virtueel plaatsvindt, is visumplichtig indien ze plaatsvindt over meerdere opeenvolgende kalenderdagen en indien de inschrijvingsprijs ervan wordt bekostigd (cumulatieve voorwaarden). In dat geval dient er altijd een stavingsstuk van de inschrijvingsprijs (prijs + wat er zit inbegrepen) te worden toegevoegd: voor meer info zie FAQ 9.4.

In geval van een louter virtuele deelname beperkt de aangeboden gastvrijheid zich tot de inschrijvingsprijs (maaltijden of andere gastvrijheden mogen in geen geval worden aangeboden).

Voor louter virtuele wetenschappelijke bijeenkomsten wordt er geen minimum aantal uren aan wetenschappelijke activiteiten vooropgesteld. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een virtueel wetenschappelijk programma van 4 uren worden verspreid over 2 uren op dag X (van 18u tot 20u) en nog eens 2 uren op dag X+1 (van 8u tot 10u).