FAQ 8. Maaltijden en overnachtingen

Algemene regels rond het aanbieden van maaltijden (voor consultants: zie verder)

• Maaltijden mogen enkel worden aangeboden vlak voor, tijdens of vlak na een wetenschappelijke activiteit (dus niet onderweg, op een luchthaven of in een treinstation).Conform artikel 5.2 van de Code voor deontologie van Mdeon moet de aangeboden gastvrijheid immers strikt tot de officiële duur van de wetenschappelijke activiteiten beperkt blijven. Dit wil zeggen dat er enkel een maaltijd kan worden aangeboden indien dit onmiddellijk voorafgaat aan de start van de wetenschappelijke activiteiten, tijdens, dan wel indien dit onmiddellijk volgt na het einde van de wetenschappelijke activiteiten.  Voorbeelden:
  • Er kan nog een avondmaal worden aangeboden na afloop van een meeting in het buitenland indien het onmogelijk is om diezelfde dag nog naar België terug te keren en indien dit aansluit op het einde van het wetenschappelijke programma (indien het programma reeds eindigt voor 17u30, kan er geen avondmaal meer worden aangeboden).
  • Er kan nog een lunch worden aangeboden voor de start van de wetenschappelijke activiteiten wanneer de wetenschappelijke activiteiten starten vóór 14u30 (indien het programma start na 14u30, kan er geen lunch meer worden aangeboden).

• Er geldt een maximum van 45 euro voor een lunch (drank inbegrepen), 90 euro voor een diner (drank inbegrepen) en 23 euro voor een koffie break.

• Weliswaar moet er rekening worden gehouden met een maximumbedrag van 135 euro per dag met minstens 6u wetenschap. Dit wil zeggen dat indien een dag geen 6 volledige uren aan wetenschap omvat, er in totaal maximum 23 € per volledig uur wetenschap mag worden gespendeerd aan maaltijden. Dit bedrag van 23€/volledig uur* aan wetenschap is alles inclusief (drank, koffiepauzes, BTW, huur van de zaal, etc.).

• Het aanbieden van een diner op de vooravond van een wetenschappelijke bijeenkomst mag enkel indien er die vooravond een wetenschappelijk programma is.

* Berekening van de duur van het wetenschappelijk programma 

• Maximum 23€ per volledig uur aan wetenschappelijk programma mag worden aangeboden aan maaltijden, proportioneel te verdelen over de volledige tijd die wordt besteed aan pure wetenschap. Een wetenschappelijk programma dat 2u30 duurt, zal aldus recht geven op een maaltijd van maximum 57,5€ (23€ x 2,5).
• Let op: bij het berekenen van de duur van het wetenschappelijke programma, wordt enkel het effectieve wetenschappelijke programma in rekening gebracht. Dit heeft tot gevolg dat lunchpauzes, koffiebreaks, ontvangst deelnemers, etc. zonder aangetoonde wetenschappelijke inhoud niet mogen worden meegeteld in deze berekening.
• Het maximumbedrag van 45€ voor een lunch, 90€ voor een diner en 23€ voor een koffie break moet te allen tijde worden gerespecteerd.
• Bedragen mogen niet worden overgeheveld: vb. indien er een wetenschappelijk programma is van minstens 6 uur maar er minder dan 135€ wordt aangeboden aan maaltijden, mag het restbedrag niet worden overgeheveld naar de dag erna of ervoor. De bedragen worden dag per dag berekend op basis van het wetenschappelijk programma van die dag zelf.

Uitzonderingen voor CONSULTANTS

Een deelnemer is een gezondheidszorgbeoefenaar die aan een wetenschappelijke bijeenkomst deelneemt om bij te leren.

Een consultant is een gezondheidszorgbeoefenaar die, in het kader van een wetenschappelijke bijeenkomst, wetenschappelijke prestaties uitvoert voor rekening van de organisator van de bijeenkomst of voor rekening van een farmaceutische/medische hulpmiddelen onderneming. Meestal (doch niet altijd) krijgt deze hiervoor een honorarium. Voorbeelden: spreker, experten bijeenkomst, deelname aan een investigator meeting (inclusief studieverpleegkundigen), enz. Is geen deelname als consultant: poster presenteren, achteraf feedback geven over een congres, etc.

Voor consultants gelden de volgende uitzonderingen:

• Maaltijden die niet rechtstreeks aansluiten bij het wetenschappelijke programma (vb. op een vooravond zonder wetenschappelijk programma) en/of die duurder zijn, kunnen worden aangeboden op voorwaarde dat ze worden verantwoord en beschreven (bedrag te preciseren) in een contract. De prijs van het aangeboden diner moet wel altijd redelijk/legitiem zijn en de toegelaten prijs zoals hoger omschreven in FAQ 8.1 respecteren, tenzij er een door omstandigheden gerechtvaardigde reden is om een duurder diner aan te bieden.
  • Een gerechtvaardigde reden is bijvoorbeeld een diner met buitenlandse consultants om te vermijden dat enkel de Belgische consultants een andere (goedkopere) maaltijd moeten krijgen of compleet worden uitgesloten van een maaltijd, waardoor ze niet samen kunnen eten met hun peers en hierdoor niet kunnen praten over wetenschap. Deze reden moet blijken uit de visumaanvraag.
  • Een andere gerechtvaardigde reden is een consultant die in verscheidene ziekenhuizen een opleiding van enkele uren gaat geven (“speaker tour”). In dat geval zal deze consultant ook maaltijden kunnen krijgen op momenten die niet rechtstreeks aansluiten bij de training voor zover dit contractueel is voorzien (vb. elke avond training geven, kan ook recht geven op een lunch

• Het contract wordt bij de visumaanvraag gevoegd, waarin ook de verwijzing naar het relevante artikel van het contract wordt opgenomen.

• De regels voor consultants gelden enkel voor maaltijden aangeboden die rechtstreeks gelinkt kunnen worden aan dienstverlening die zij verrichten in hun hoedanigheid van consultant. Indien de consultant een topic presenteert op een congres maar daarna deelneemt in zijn hoedanigheid van deelnemer, dient er een opsplitsing te worden gemaakt in de aangeboden gastvrijheid.

• De hoedanigheid van consultant moet blijken uit stavingsstukken.