Enkel activiteiten met een wetenschappelijk karakter mogen worden gesponsord. Indien de inschrijving aan een bijeenkomst georganiseerd door gezondheidszorgbeoefenaars evenwel eveneens de prijs van een sociale activiteit omvat (recepties of maaltijden worden niet beschouwd als een sociale activiteit, een stadsbezoek of een voorstelling en dergelijke daarentegen wel), dan zijn er twee opties:
- De firma sponsort de inschrijvingsprijs niet.
- De firma sponsort de inschrijvingsprijs, maar trekt deze kost af van het aangeboden inschrijvingsbedrag. Het visumaanvraagformulier voorziet in deze mogelijkheid. Indien de organisator de kost van de sociale activiteit niet becijferd heeft, dient er een redelijke schatting te worden gemaakt.
Indien de bijeenkomst wordt georganiseerd door een onderneming, dan moet de gastvrijheid afzonderlijk worden vermeld in de daartoe voorziene vakjes van het visumaanvraagformulier (lunch, diner, koffie pauze, verplaatsing en overnachting). Het resterende bedrag van de inschrijving komt dan te staan in het vakje “registratie”. De onderneming mag met andere woorden niet enkel een “forfait” vermelden per deelnemer.
Wanneer de bijeenkomst door derden wordt georganiseerd waarbij het inschrijvingsgeld gastvrijheid omvat, dient men op te letten voor « dubbel gebruik », zoals het aanbieden van maaltijden die reeds in het inschrijvingsgeld zijn inbegrepen (vb. een “lunch symposium???), hetgeen niet toelaatbaar is ook al zou de onderneming het inschrijvingsgeld niet sponsoren.
Ja, dit is verplicht zodra de onderneming de deelname sponsort aan een wetenschappelijke manifestatie die wordt georganiseerd door gezondheidszorgbeoefenaars ongeacht of de registratie al dan niet wordt aangeboden en ongeacht of er al dan niet een inschrijvingsprijs wordt gevraagd. Het visumaanvraagformulier vraagt trouwens om het stavingsstuk toe te voegen zelfs indien de registratie niet wordt gesponsord.
De onderneming dient hiertoe een stavingsstuk toe te voegen van 1) de prijs en van 2) wat is inbegrepen in de inschrijvingsprijs (lunch, diner, sociale activiteit, enz.) en van het bedrag van de inschrijving. Bij gebrek aan een inschrijvingsprijs, dient er een stavingsstuk te worden toegevoegd van wat door de organisator als gastvrijheid wordt aangeboden.
Het toe te voegen document moet het volgende zijn:
- ofwel een printscreen van de congreswebsite (geen e-mail of factuur van de organisator) waarop duidelijk wordt vermeld wat er precies is inbegrepen in de inschrijvingsprijs (let op: neem de printscreen voldoende ruim opdat eveneens de bron duidelijk zichtbaar is),
- ofwel bij gebrek aan de nodige informatie op de congreswebsite, een verklaring op eer ingevuld door de organisator, via het volgende model: model verklaring op eer – registratie. Na invulling van de verklaring dient de congresorganisator een handgeschreven handtekening en de stempel van zijn organisatie erop toe te voegen (bij gebrek aan een stempel dient het te worden afgedrukt op het briefpapier van de organisatie), vervolgens het document in pdf-formaat te converteren en dan naar de onderneming per e-mail te verzenden.
Voorbeeld van wat in de registratie begrepen is:
Registration fee includes:
– Access to the scientific sessions
– Congress material
– Lunches on day xyz
– Diner on day xyz
– Social activity (cost/pp is … EUR)
– Welcome reception
– Etc.
Let op: indien het een wetenschappelijke manifestatie betreft die door een farmaceutische onderneming of door een medische hulpmiddelen onderneming wordt georganiseerd (ook al betreft het niet de indienende onderneming zelf), dient er geen stavingsstuk te worden toegevoegd maar dient wel elke aangeboden gastvrijheid cijfermatig te worden gedetailleerd in rubriek B.4 van de visumaanvraag, dan wel in een aparte bijlage (vb. prijs van aangeboden lunch, diner, koffiepauze, overnachting, etc.), ook al wordt dit niet door de indienende firma zelf aangeboden (maar bv. door een andere entiteit uit dezelfde groep),
Indien het een wetenschappelijke manifestatie betreft die door een farmaceutische onderneming of door een medische hulpmiddelen onderneming wordt georganiseerd, dient er geen stavingsstuk te worden toegevoegd maar dient wel elke aangeboden gastvrijheid cijfermatig te worden gedetailleerd in de daartoe voorziene rubriek van de visumaanvraag of in een aparte bijlage (vb. prijs van aangeboden lunch, diner, koffiepauze, overnachting) ook al wordt dit niet door de indienende firma zelf aangeboden (maar bv. door een andere entiteit uit dezelfde groep of een andere farmaceutische of medische hulpmiddelen onderneming).