Hier is de lijst van stavingsstukken te voegen bij de visumaanvragen:

Visumaanvraag V1

1. Het gedetailleerd wetenschappelijk programma

Een wetenschappelijk programma is gedetailleerd wanneer het per dag cumulatief het volgende omvat:

  • Een gedetailleerd tijdsschema (niet enkel van 9u00 tot 12u00 en van 13u00 tot 17u00, maar gedetailleerd per 20 of 30 minuten), inclusief de datum waarop de wetenschappelijke manifestatie plaatsvindt.
  • Een gedetailleerde inhoud (niet enkel vermelding van het type van de sessies maar eveneens van de titel van de wetenschappelijke uiteenzettingen, alsook, indien mogelijk, van de naam van de sprekers). Uit deze inhoud moet bovendien voldoende blijken waarover het precies gaat. Indien er te veel jargon wordt gebruikt of niet gangbare afkortingen, dient dit te worden toegelicht om het Visumbureau in staat te stellen haar controlebevoegdheden naar behoren uit te oefenen.

Let op: enkel programma’s met een uitsluitend wetenschappelijk karakter in het kader van de medische en farmaceutische wetenschap zijn toegelaten (zie hieromtrent FAQ 5.1).

2. Een stavingsstuk betreffende de kost, de klasse en de data en tijdstippen van de gekozen vlucht

Indien een vlucht gesponsord wordt, dient een stavingsstuk van de 1) kost, 2) de klasse, 3) de data en tijdstippen van de gekozen vluchten bij de visumaanvraag gevoegd te worden.

Het moet gaan om:

  • Ofwel een printscreen van de boeking via internet. Op dit document moeten én de kost én de klasse van het vliegtuigticket (en indien mogelijk het al dan niet flexibele karakter van het ticket) duidelijk vermeld staan (vb. niet gewoon klasse “E” of “Y”), alsook de datum en de tijdstippen van vertrek en aankomst. Deze gegevens mogen niet via een aparte mail van het reisbureau worden gestaafd, noch via een factuur. Een kopie van een definitieve reservering is niet nodig, vermits  de tickets pas worden geboekt na ontvangst van het Mdeon visumnummer.
  • Ofwel een verklaring op eer ingevuld door een reisbureau, via het volgende model: model van verklaring op eer – vlucht. Na invulling van deze verklaring dient het reisbureau een handgeschreven handtekening en haar stempel erop toe te voegen (bij gebrek aan een stempel dient het te worden afgedrukt op het briefpapier van het reisbureau), vervolgens het document in pdf-formaat te converteren en dan naar de onderneming per email te verzenden. Let wel: deze verklaring op eer is enkel van toepassing op de vliegtuigtickets geboekt via een reisagentschap. Indien de onderneming zelf een ticket boekt, moet er met een printscreen worden gewerkt.

Let op:

  • De kost van de in de visumaanvraag (rubriek B4) vermelde vlucht, moet dezelfde zijn zoals vermeld op het stavingsstuk en desgevallend omgezet in euro.
  • Een gesponsorde vlucht moet steeds vanuit België vertrekken en naar België terugkeren. Een uitzondering hierop kan worden toegestaan indien de gezondheidszorgbeoefenaar om professionele redenen elders is of moet zijn (vb. deelname aan een ander congres), hetgeen gemotiveerd en gestaafd moet worden in de visumaanvraag. Indien het daarentegen gaat om privéredenen, dan kan de vlucht enkel worden gesponsord indien het ticket hierdoor niet duurder is (tenzij de gesponsorde gezondheidszorgbeoefenaar het verschil in prijs zelf betaalt).
  • Indien er wordt gewerkt met een printscreen, dienen alle hogervermelde gegevens hierop vermeld te staan. Er kan niet worden gewerkt met een ander document in combinatie.

3. Een stavingsstuk van de prijs en van wat is inbegrepen in de inschrijvingsprijs

Dit stuk is verplicht zodra de onderneming de deelname sponsort aan een wetenschappelijke manifestatie die wordt georganiseerd door gezondheidszorgbeoefenaars ongeacht of de registratie al dan niet wordt aangeboden en ongeacht of er al dan niet een inschrijvingsprijs wordt gevraagd. Het visumaanvraagformulier vraagt trouwens om het stavingsstuk toe te voegen zelfs indien de registratie niet wordt gesponsord.

De onderneming dient hiertoe een stavingsstuk toe te voegen van wat is inbegrepen in de inschrijvingsprijs (lunch, diner, sociale activiteit, enz.) en van het bedrag van de inschrijving. Bij gebrek aan een inschrijvingsprijs, dient er een stavingsstuk te worden toegevoegd van wat door de organisator als gastvrijheid wordt aangeboden.

Het toe te voegen document moet het volgende zijn:

  • ofwel een printscreen van de congreswebsite (geen e-mail of factuur van de organisator) waarop duidelijk wordt vermeld wat er precies is inbegrepen in de inschrijvingsprijs (let op: neem de printscreen voldoende ruim opdat eveneens de bron duidelijk zichtbaar is),
  • ofwel bij gebrek aan de nodige informatie op de congreswebsite, een verklaring op eer ingevuld door de organisator, via het volgende model: model verklaring op eer – registratie. Na invulling van de verklaring dient de congresorganisator een handgeschreven handtekening en de stempel van zijn organisatie erop toe te voegen (bij gebrek aan een stempel dient het te worden afgedrukt op het briefpapier van de organisatie), vervolgens het document in pdf-formaat te converteren en dan naar de onderneming per e-mail te verzenden.

Voorbeeld van wat in de registratie begrepen is:

Registration fee includes:
–        Access to the scientific sessions
–        Congress material
–        Lunches on day xyz
–        Diner on day xyz
–        Social activity (cost/pp is … EUR)
–        Welcome reception
–        Etc.

Let op: indien het een wetenschappelijke manifestatie betreft die door een farmaceutische onderneming of door een medische hulpmiddelen onderneming wordt georganiseerd (ook al betreft het niet de indienende onderneming zelf), dient er geen stavingsstuk te worden toegevoegd maar dient wel elke aangeboden gastvrijheid cijfermatig te worden gedetailleerd in rubriek B.4 van de visumaanvraag, dan wel in een aparte bijlage (vb. prijs van aangeboden lunch, diner, overnachting).

Visumaanvraag V2

  • het gedetailleerd wetenschappelijk programma van de bijeenkomst
  • een gedetailleerd budget van de bijeenkomst, met daarin een opsomming van de diverse inkomsten- en uitgavenposten en de bijhorende bedragen. Hier is een model van  gedetailleerd budget.
  • indien de aanvraag door de logistieke organisator (bv. PCO) van het congres ingediend wordt: de verklaring van de wetenschappelijke organisator m.b.t. de aanwending van de fondsen:

“- Ik verklaar dat de gesponsorde bedragen enkel zullen worden aangewend ter financiering van de wetenschappelijke activiteiten zelf of van vormen van gastvrijheid die krachtens artikel 5.2 van de Code geoorloofd zijn.
– Ik verklaar bovendien dat de eventuele gerealiseerde winst overeenkomstig artikel 10 van de wet van 25 maart 1964 zal worden aangewend.
– Ik verbind er mij toe om het bedrag en de toewijzing van het resultaat van de gesloten rekeningen per email aan het Secretariaat van Mdeon te versturen binnen de drie maanden volgend op het einde van de wetenschappelijke bijeenkomst.”