Substantiële wijziging

Als u een visum verkregen hebt, moet u een nieuwe visumaanvraag indienen wanneer het project een substantiële wijziging ondergaat tussen het ogenblik waarop het oorspronkelijke verzoek werd ingediend en het ogenblik van de inrichting van de wetenschappelijke bijeenkomst (art. 22.1 van de Code voor deontologie).

In deze situatie mag de nieuwe visumaanvraag evenwel uiterlijk op de zesde werkdag die de dag van de aanvang van de wetenschappelijke bijeenkomst voorafgaat, ingediend worden (art. 17.4 van de Code voor deontologie).

Algemeen wordt als substantieel beschouwd iedere wijziging waarvan redelijkerwijze kan worden aangenomen dat ze door het Visumbureau in aanmerking moet worden genomen om met volle kennis van zaken een beslissing te kunnen nemen (art. 22.2 van de Code voor deontologie).

Hierbij enkele voorbeelden, niet exhaustief:

V1 – Sponsoring van deelnemers

Het aantal gesponsorde deelnemers
- vermeerdert met meer dan 3 personen (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor minimum 4 personen)
- verdubbelt of neemt nog meer toe (situatie waarin u een visum verkregen hebt voor 1 tot 3 personen)
- vermeerdert (onafhankelijk van het aantal) en de aangeboden sponsoring verschilt voor de toegevoegde deelnemer(s)
De sponsoring wordt uitgebreid tot andere kostenposten dan die vermeld in de originele visumaanvraag (toevoeging van transportkosten, kosten voor overnachtingen, etc.)
De aankomst- of vertrekuren wijzigen in belangrijke mate (geval per geval te bekijken) wanneer de onderneming de transportkosten sponsort, ook al heeft het verschil in uren geen impact op de transportkost
Het wetenschappelijk programma wijzigt
De onderneming sponsort één of meerdere overnachtingen méér
De plaats van de bijeenkomst verandert
De data van de bijeenkomst veranderen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring
In het geval van een collectieve visumaanvraag voor meerdere identieke bijeenkomsten, de vermeerdering van het aantal keren dat de bijeenkomst zal plaatsvinden.
Wat met transport?
- Lokale transfers: het toevoegen van een extra transfer (vb. taxi, parking, bus, metro) of een duurdere transfer is een substantiële wijziging;
- Hoofdtransport (vlucht, trein):
  - Indien de prijs stijgt tussen het indienen van de visumaanvraag en het boeken ervan, dan is dit geen substantiële wijziging op voorwaarde dat al de rest identiek blijft (klasse, uren, bestemming, datum, etc.), ook al zou de prijs met meer dan 50% toenemen. Om grote prijsschommelingen te vermijden, is het uitzonderlijk toegestaan een vluchtticket al te boeken vooraleer het visum werd verleend, op voorwaarde dat het ticket pas wordt aangeboden aan de genodigde HCPs na het hebben verkregen van een visum.
  - Wat is wel een substantiële wijziging: upgrade naar een hogere klasse, een ander tijdstip met impact op het dossier, ander transporttype zoals vlucht in plaats van trein of omgekeerd, etc.

V2 – Sponsoring van de organisator

Substantiële wijziging van het budget:
- bijkomende sponsor(s)*
- extra post in de kosten (bv.: toevoeging van een sociale activiteit)
- etc.
Het wetenschappelijk programma is gewijzigd
De plaats van de bijeenkomst verandert
De data van de bijeenkomst wijzigen en deze wijziging heeft een impact op de sponsoring.

* (!) Het gegroepeerd visumnummer verkregen door de organisator dekt alleen de in de visumaanvraag en achteraf in de beslissing vermelde ondernemingen. Indien een of meerdere sponsors zich later aanbieden, moet hun sponsoring het voorwerp uitmaken van een nieuwe visumaanvraag (substantiële wijziging). Deze aanvraag kan hetzij door de organisator, hetzij door de onderneming zelf worden ingediend. In dit laatste geval moet de onderneming het dossiernummer van de organisator in het visumaanvraagformulier vermelden om het Visumbureau toe te laten de diverse dossiers te linken.